Bild:

Ett pressmeddelande om den nya mötesmodellen ”uppkopplad” för mig till mötesmässan i Älvsjö i södra Stockholm. Hundratals montrar tävlar om att ge svaret på frågan: Var och hur ska ett företag genomföra sina möten och konferenser för att få bästa möjliga resultat?

”Få alla att simma åt samma håll!” som ett av mässföretagen uttrycker saken. Går det lika bra med internet eller är det bäst att befinna sig på samma geografiska plats för att få mesta möjliga resultat av ett möte? Hur viktig är egentligen miljön och samvaron?

Kanske är Gotland ”den naturliga mötesplatsen för viktiga möten” som en monter gör gällande. De små vita stenarna och de större mångfärgade som är arrangerade under golvet av glas ser onekligen inbjudande ut.

Kanske genomförs de bästa mötena under vildmarksliv med fjällpromenader och forsränning, eller under helikopterturer. Eller så funkar ”bra beslut går genom magen” även 2007. Frågan är bara om hummer på lyxkrog eller ”ett äkta ålagille” lockar fram de bästa idéerna. ”En konferens på Filmstaden ger dig oanade möjligheter”, men behåller deltagarna fokus på arbetsuppgifterna?

Konferenstrend
Sätter en dragshow på Runö fart på inspirationen på rätt sätt? Kanske fastställs simriktningen bäst på ett spa? Carol Hansson från Hotell Högland i Nässjö tycker att internet är otroligt användbart. Men också att det är nödvändigt att träffas, skaka hand och diskutera. Hon tycker sig se en trend att företagen åter satsar mer och mer på konferenser.

– Man satsar på välmående, att unna personalen något.

En brasa, ”delfinmusik”, levande ljus, kanske doftljus, lugn och ro är viktiga ledord. Att kasta in ett gäng stressade businessmänniskor i ett spa en dag eller två och sen kasta ut dem i hetsen igen – funkar. Tycker Carol Hansson som bland annat säljer just spakonferenser.

Som en powernap (på svenska kraftgivande tupplur) fast i lite större skala.

– Och är det så att företag vill ordna videokonferenser så kan vi hjälpa till med det också, tillägger hon.

När Richard Gatarski, ekonomie doktor och flitig föreläsare om informationsteknikens möjligheter, inleder sin korta föreläsning i Svenska mötens monter, gör han det genom att ironisera över det utbredda mobiltelefonförbudet.

När han sjunger framtidens mötesmelodi väljer han inte mellan gamla hederliga sammanträden och videokonferenser, chattande och andra geografiöverbryggande datorbaserade möten. Det ena behöver inte utesluta det andra. Genom att öppna dörrarna för all tillgänglig teknik blir mötena effektiva, utvecklande, personliga.

– Jag har så svårt att förstå varför man 2007 ska koppla ner sig och stänga av mobilen bara för att man är på ett möte.

Och det gäller för så väl små möten mellan några få personer som för konferenser med flera hundra mötesdeltagare.

Spara skogen
På med mobilen, koppla upp bärbara datorn mot trådlösa nätverket, så kan mötet börja. Samtidigt som mötet fortskrider kan de enskilda mötesdeltagarna använda tekniken för att kolla fakta, logga (varför slösa papper?) eller till och med blogga direkt ut till medarbetare eller andra intresserade i andra delar av landet, sms:a frågor med mobilen, chatta (kanske ha ett möte i mötet, förbereda en punkt) eller tillsammans skapa informationen till intranätet i realtid. Flera parallella möten på olika geografiska platser kan också sammankopplas.

Ingenting för kontrollfreaks? undrar jag.

– Det kräver mentala förberedelser, säger Richard Gatarski.

Mötesledaren måste släppa loss, tillåta att fokus flyttar sig, acceptera att deltagarna inte hela tiden sitter på helspänn även om de gör det de ska, veta när det är dags att kalla tillbaka den totala uppmärksamheten. Och deltagarna måste lära sig att göra flera saker samtidigt. För en del kanske metoden låter stressig, men det kan också vara precis tvärt om.

– För om en del av konferensen inte berör just mig, eller avhandlar något jag redan vet, kan jag använda arbetstiden bättre genom att kolla mejl, förbereda en presentation, helt enkelt arbeta med något annat en stund, säger Richard Gatarski.

– Jag har inte varit uttråkad på ett möte på flera år. Och jag behöver aldrig tacka nej till möten som jag inte vet om de ger något.
Han tror att det uppkopplade mötet är värdefullt för alla, inte bara höga chefer och styrelseledamöter.

För konferensanläggningarna blir det en utmaning att se till att det finns mötesrum med bärbara datorer som alla kan använda, anser han.

FAKTA: Verktyg för socialt liv på webben
Web 2.0: Så heter den sociala webben, där användarna är medskapande, och tekniken som möjliggör detta.

Wiki: En wiki kan vara ett intranät där informationen inte bara läggs ut av ledningen, utan där alla på företaget kan vara med och sprida information om det som just de är bäst på. Uttrycket kommer från Wikipedia, ett uppslagsverk på internet, skapat av användarna själva. Finessen är att alla har möjlighet att lägga in förklaringar till ord, men också att andra kan ändra det som uppfattas som fel. Används verktyget av många minimeras antalet felaktigheter.