Systemfel – nu lovar verket bättring

Beställningar av allmänna handlingar hamnar ibland på avvägar inom Arbetsmiljöverket. Det kan dröja dagar innan de kommer till den som ska lämna ut dem.

När handlingarna väl levereras till beställaren får de i den utgående posten automatiskt utlämningsdagen som nytt och felaktigt beställningsdatum.

Först efter Arbetets granskning upptäcker Arbetsmiljöverkets chefsjurist Anna Middelman systemfelen i ärendehanteringen.
När Arbetet först frågade om problemen med långa väntetider och felaktiga uppgifter om beställningsdatum svarade Anna Middelman att problemet är litet och att handlingar ”i allmänhet lämnas ut inom 24 timmar”.

Efter att ha tagit del av våra exempel på handlingar som kommit mycket senare än så och som har fått fel beställningsdatum konstaterar hon att felen finns och beror på två saker:

Det första är att beställningar ibland sorteras fel och först efter någon eller några dagar hamnar hos den som ska lämna ut handlingen. Det andra är att autosvarets felaktiga påstående om att handlingen beställts samma dag försvårar en uppföljning internt av hur lång tid det hela egentligen har tagit.

Den automatiska feldateringen har alltså bidragit till att Arbetsmiljöverket har kunnat leva i god tro om sin egen förmåga att leverera handlingar i tid.

Nu lovar verket att arbeta på att komma tillrätta med problemen.

”Vi behöver se över vårt arbetssätt, dels varför och hur ofta en förfrågan inte hamnar rätt direkt, dels hur autosvaret ska justeras” svarar Anna Middelman i ett mejl.

Förutom bristerna i fråga om utlämning av handlingar finns också svårigheten att tolka de prenumererade listorna från det nya diariet. Även detta problem kan få sin lösning, då det av många saknade webbdiariet ska komma tillbaka.

– Vi har en arbetsgrupp som jobbar med detta och vi hoppas att det ska finnas där och fungera igen till nästa sommar, berättar Anna Middelman.