Tunga ögonlock och en innerlig längtan till kafferasten. Många har suttit på sega möten och konferenser, men det behöver inte vara ledningens fel. Den senaste trenden är att skylla på konferensrummen, blir de mysigare blir mötena effektivare.

Gräsliknande heltäckningsmattor och fåtöljer som ängsblommor. Den svenska naturen och trygg hemmiljö ligger bakom Folkets hus och parkers nya konferenskoncept, Källan, som visades på en designmässa i Stockholm i förra veckan. Milt ljus, fåtöljgrupper, golvlampor, och en köksavdelning med matbord att samlas runt, ska ge företag bättre möten.

– Tanken är att man blir mer kreativ i ett rum med intim, avspänd och trygg miljö. De bästa mötena hålls egentligen hemma i lugn och ro. Vi ville återskapa den känslan, säger Lennart Derehag, vd för Riksorganisationen för Sveriges folkets hus och parker.

Att rummets utseende påverkar vad som händer på mötet och vad som kommer ut av det, är Lennart Derehag övertygad om. När mötesdeltagarna sitter på rader vända mot en scen är det naturligt att bara lyssna. Om de sitter runt ett stort konferensbord, som fortfarande är det vanligaste i konferensrummen, riskerar mötet att bli stelt och det som sägs kan bli formellt.

Drömmen uppfylls
Åke Lindgren är vd på Folkets hus i Umeå, som är ett av tre hus att bli först ut med Källanrummen. Han lutar sig nöjt tillbaka i ängsblommefåtöljen, medan han berättar att han länge velat ha ett specialdesignat rum för mindre grupper. Nu blir det verklighet i februari.

– Vi har länge sett behovet av det här. Mötena har förändrats och därför kräver kunderna en annan miljö. Många vill ha rum som går att möblera om för informella möten, säger han.

Inte bara Folkets hus utan allt fler konferensanläggningar satsar på specialdesignade rum. Enligt Louise Palmstierna,
mötesproducent på företaget Powered by, är trenden tydlig. Hennes jobb är att arrangera effektiva möten åt företag, och hon har märkt att designintresset har ökat. Många mötesarrangörer vill profilera sig med unika rum.

– Det har hänt något de senaste fem, sex åren. Det kan bero på att kunderna vill ha speciella rum, men också på att konkurrensen har hårdnat mellan konferensanläggningarna, säger hon.

Viktiga vibbar
Hon tycker att det viktigaste är vilka signaler och vilken känsla möteslokalen förmedlar.

– Mötesrummet har stor inverkan på vad som händer. Det gäller att skapa en miljö som stämmer överens med vad man vill ha ut av mötet, säger hon.

Ibland kan det bästa vara att välja bort konferensrummet helt. När Louise Palmstierna arbetade åt ett IT-företag där personalen skulle lära känna ledningen lät hon dem träffas i små grupper ute i naturen.

– Det är klart att allt blir annorlunda när man träffar chefen i lingonriset och han får ta till pinnar och kottar i stället för teknik för att förklara saker. Teknik i all ära, men ibland står den i vägen för det som är det viktigaste med konferensen, nämligen att mötas och prata med varandra, säger hon.

FAKTA: Tips för ett lyckat möte
• Tänk igenom vad ni vill ha ut av mötet och välj lokal efter det.
• Fokusera inte bara på hur många människor lokalen rymmer, teknik och ventilation, utan även på vad lokalen förmedlar och vilken sorts möte den är byggd för.
• Satsa på helhetsintrycket. Konferensen börjar redan vid inbjudan och ditresan.
• Fika och eventuell mat är en del av mötet, liksom aktiviteter och boendet om det är en flerdagarskonferens.
• Våga vara kreativ och testa nya saker.