Bilden är ett montage.
Clas Ohlson-chefer övervakade anställdas toabesök – känsliga uppgifter läckte från dator på lagret
Kränkande kommentarer och känsliga uppgifter upptäcktes på en dator på Clas Ohlsons lager. Chefer övervakade anställdas toabesök, arbetstempo och språkkunskaper. När allt uppdagades mörkades läckan för myndigheterna. Anställda vittnar om att ”övervakningskulturen” finns kvar.
Några lagerarbetare på på Clas Ohlsons centrallager i Insjön upptäcker i november 2020 ett mappsystem på en dator vid en av terminalerna på golvet. Bland mapparna finns textdokument där arbetsledare gjort noggranna anteckningar om medarbetare.
En av lagerarbetarna berättar hur de med ökad upprördhet läste hur arbetsledarna beskrev deras kollegor. Vi har bytt ut namnen på alla utpekade personer i dokumenten.
”Johan L går i slowmotion. Är väldigt seg och har ett dålig kroppspråk. Dåligt engagemang. Blir feedback nästa vecka.”
”Ahmed fortsatt förvirrad och tankspridd. Glömde mobilen på toaletten.”
”Anders tog på sig att prata med Erik om Svettlukt vet ej om han har gjort detta.”
Registrerade ”felaktigt beteende”
Många på skiftet flockades runt datorn och ryktet om uppgifterna spreds efteråt som en löpeld bland lagrets anställda.
– Det kändes väldigt obehagligt att människor som man gick och pratade med på daglig basis rapporterade allt man gjorde, man kände att man var under luppen, säger en av lagerarbetarna.
Ett genomgående tema i dokumenten, som vi tagit del av, är hur arbetsledarna övervakade personalen och dokumenterade det som beskrivs som ”felaktigt beteende” – något som ledde till ”feedback”. Ett flertal noteringar gällde exempelvis anställdas toalettbesök.
”Johannes E har tagit lite väl långa toalettpauser. Ser nästan ett mönster där man går på toa i 15 min. Vi håller honom under uppsikt. Blir samtal nästa vecka om det fortsätter.”
En annan återkommande anmärkning är att arbetsledarna anser att medarbetare pratar för länge med varandra:
”Nadja och Kowalski bör hållas under uppsikt, har lätt för att hamna i långa samtal.”
Digitala spår
Precis som på andra lager har digitaliseringen av verksamheten inneburit att det mesta under personalens arbetsdag lämnar digitala spår. Det sker när anställda går in genom entrén och stämplar in för att börja sina pass. Varje vara de packar registreras och det finns även videokameror som övervakar delar av lagret.
Dokumenten visar hur ledningen använt delar av informationen för att övervaka och tillrättavisa personalen. Det finns flera filer med statistik över exakt hur många varor olika arbetare packat. I arbetsledarnas texter finns kommentarer om någon inte håller måttet:
”Låg produktion på ML på dessa personer: Berit 89, Lotta 117, Ahmed 119, Ola 119, Ivan 129.”
De finns också filer med statistik, där de använt data från stämpelklockorna för att sammanställa hur många gånger var och en i personalen kommit försent och exakt hur många minuter de varit försenade.
På centrallagret i Insjön finns flera terminaler. Det var vid en sådan som anställda upptäckte att de kom åt chefernas omdömen. (Bilden är tagen vid ett annat tillfälle.)
Känsliga uppgifter om sjukdomar
I arbetsledarnas anteckningar framgår det också att de håller noggrann koll på när de anställda påbörjar arbetspassen. Det finns också många noteringar där de skrivit upp arbetare som de anser stämplar in för nära arbetsdagens start, till exempel den här om en grupp som börjar 6.00:
”Fortsatt sena instämplingar – Linda 5,57, Emma 5,56, Omar 6,00, Johan 5,59. Låter detta vara idag då det är fredag och fortsätter med feedback v.29.”
Det förekommer också en mängd känslig information i filerna. Det finns excel-filer med statistik över de anställdas sjukdagar och i arbetsledarnas kommentarer nämns ofta om någon anställd varit sjuk. I flera fall nämns både för- och efternamn och sjukdomssymptom. Det finns också noteringar om personer vars närstående nyligen avlidit.
Bland mapparna finns också bilder från en fjällresa, där, till synes, kraftigt berusade personer dricker, dansar och spexar framför kameran.
”Inget säkerhetstänk alls”
Allt det här ligger på datorn på lagret. Lagerarbetare berättar att det gick att se informationen även från andra datorer på lagret. Genom att ändra i adressfältet kom man in i mappsystemet.
– Det var enkelt för vem som helst som är lite datorkunnig. Det fanns inget säkerhetstänk alls, säger en av arbetarna.
Mappsystemet var ett sätt för chefer att dela information med varandra och innehöll filer som var över 15 år gamla. Men det är oklart hur länge även andra hade möjlighet att se filerna. Vissa av dem vi pratat med säger att det i efterhand kom fram att flera obehöriga varit inne i mappsystemet även innan läckan.
Incidenten rapporterades till facket vilka i sin tur meddelade lagrets ledning som tog bort möjligheten att se filerna. Men anställda berättar att det uppstod en märklig stämning på lagret efteråt.
På Clas Ohlsons centrallager jobbar omkring 350 fast anställda. Många tog det hårt när chefernas kränkande omdömen fick spridning.
”Många mådde dåligt”
Vissa anställda fick reda på att de pekats ut i dokumenten. Men de visste inte vilka av de hundratals personerna som jobbade på lagret som läst kommentarerna om deras sjukdomar, kroppsodör, hållning eller arbetsförmåga.
En anställd som pratat med flera som var utpekade säger att en del tog det hårt .
– Det var många som mådde dåligt. Vi har ju till och med långtidssjukskrivningar som är kopplade till det här. Det är riktigt, riktigt illa.
Det skapades också en osäkerhet eftersom många inte visste om de själva var utpekade i dokumenten och vad arbetsledarna i så fall skrivit om just dem.
Anställda kallades till samtal
När ledningen på lagret fick reda på läckan vidtog de kraftiga åtgärder. Läckan tätades till och personal som de misstänkte hade sett något kallades in på samtal.
Enligt ledningen var det för att skydda dem som pekats ut. Men personal vi talat med upplever att det främst var för att tysta ner det som skett.
– Det blev turbulent ganska omgående. Chefer som brukade vara väldigt osynliga på golvet började gå runt olika personer som de förstod hade sett det här. Cheferna insåg att det här var inte alls bra för deras räkning, så de började bli jättenervösa, säger en av dem.
Företaget mörkade om läckan
Vid den här typen av läckor är företag skyldiga att rapportera till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), tidigare Datainspektionen. Men i Clas Ohlsons mycket kortfattade anmälan märks inget av den dramatik som utspelade sig på lagret i Insjön.
Vi kan också avslöja att bolaget valde att mörka omfattningen av läckan för myndigheten.
I anmälningsformuläret ska bolaget bocka i rutor för vilka personuppgifter som har läckt. De finns bland annat rutor för ”Hälsa” och för ”Identifierande information” som för- och efternamn.
Men trots att dokumenten innehåller mängder av sådana uppgifter valde Clas Ohlson att inte kryssa i rutorna, utan skrev endast i en kommentar att: ”Mapparna innehåller mestadels okänsligt material, dock förekommer känslig information av personalkaraktär.”
De ska också fylla i vilka konsekvenser incidenten kan få. En av rutorna där är ”Skadat anseende”. Men trots alla kränkningar och känsliga uppgifter som låg ute kryssade bolaget inte heller i den rutan.
Kort därefter beslutade myndigheten att lägga ner ärendet.
Fler läckor
Clas Ohlson uppgav i sin anmälan att de tagit bort mappstrukturen och åtgärdat läckan. Men andra dokument vi tagit del av visar att företaget läckte ny information även efteråt.
Då fick en lagerarbetare ett mejl från en chef med uppgifter som låg på programmet Sharepoint. När arbetaren klickade in sig fick han även tillgång till andra mappar. Bland annat ett dokument där sommarvikarier kartläggs på ett liknande sätt som i den tidigare läckan. Bland annat beskrivs språkkunskaperna hos medarbetare med utländsk härkomst.
”Språket var ett problem till att börja med. Behöver kontrollera att han förstår helt. HÅLLA KOLL PÅ HONOM”, kommenteras en medarbetare.
Ansvariga nobbar intervju
De ansvariga på Clas Ohlsons centrallager vill inte ställa upp på intervju om det som inträffat. Kommunikationschefen Niklas Carlsson skriver i ett mejlsvar att de personer som hanterade detta för fem år sedan inte jobbar kvar.
Hur ser ni på att era teamleaders skrivit om lagerarbetare på det här sättet?
”Jag har inte sett uppgifterna du refererar till men det är en självklarhet att alla inom bolaget ska ha ett respektfullt språkbruk gentemot kollegor.”
Niklas Carlsson, kommunikationschef på Clas Ohlson.
I filerna fanns stora mängder hälsouppgifter samt för- och efternamn. Trots det valde ni att inte kryssa i de rutorna i er anmälan till Datainspektionen. Varför undanhöll ni de uppgifterna för myndigheten?
”I anmälan till Datainspektionen 2020 har det angetts: ”Dock finns det känslig information av personalkaraktär i mappstrukturen”. Vi utgår från att ingen information medvetet undanhållits.”
Lagerarbetare vi pratat med anser att era åtgärder efter läckan främst syftade till att tysta ner det som hänt. Hur vill ni kommentera det?
”Det var bolaget som gjorde anmälan till Datainspektionen. Det är svårt att se hur det kan tolkas som att tysta ned incidenten”, skriver han.
”Övervakningskulturen har överlevt”
De anställda vi pratat med anser att Clas Ohlson inte gått till botten med det som inträffat.
– Det har inte fått några konsekvenser överhuvudtaget för de ansvariga. De höll sig i skinnet ett par tre månader sedan var det i gång igen, säger en.
– Den här övervakningskulturen har överlevt. De saknar tillit till personalen, säger en annan.
I dag är delar av lagret tv-övervakat och övervakningsbilderna visas på en stor skärm i det rum där de som styr den dagliga produktionen sitter.
– De säger att det är för att se hur mycket gods det är på golvet. Men de ser ju oss och ibland ringer de från produktionsstyrning och säger. Varför svarar du inte i telefonen? Så de sitter och tittar på när man jobbar. Det är lite ”Truman show”.
”Varje vara registreras”
Enligt de vi pratat med finns det också exempel där ledningen använt data från när anställda går in genom entrén.
– Det kan vara att man har glömt sin matlåda och går ut och hämtar den i bilen. Då har de fått höra: Vi ser att du lämnade din station 10.10 och gick in i porten igen 10.15. Det var inte på din rast, det är otillåten frånvaro.
Varje vara lagerarbetarna plockar scannas och registreras. Andra anställda kan se hur deras kolleger presterar i realtid.
Kommunikationschefen Niklas Carlsson hänvisar där till en framställan från ett skyddsombud till Arbetsmiljöverket där bland annat individövervakning kritiserades. Den avslogs nyligen för att myndigheten ansåg att det saknas lagstöd för att förbjuda mätningen av individuella prestationer.
”Av Arbetsmiljöverkets svar framgår att Clas Ohlson har rutiner och arbete kopplat till frågorna om arbetsmiljö. Med andra ord så arbetar vi med dessa frågor och syftet är naturligtvis att skapa en bättre arbetsmiljö”, skriver han.
Mätningar ger sämre arbetsmiljö
En av de anställda vi pratat med anser däremot att mätningarna påverkar arbetsmiljön. Hen säger att målen för hur mycket de ska plocka har höjts. Och om någon presterar under målen kan det hållas emot dem.
Hen berättar om en kollega som jobbat på lagret i över 20 år som kom gråtandes efter ett samtal med en chef där hon fått besked om att hon låg under snittet.
– Hon kanske inte är den snabbaste men jobbar bra och är väldigt hjälpsam. Hon är ingen som fuskar eller slarvar utan tänker på kvalitet och på Clas Ohlson.