Därutöver ska riskbedömningar göras vid alla förändringar som inte ingår i den dagliga verksamheten, som till exempel personalförändringar, nya arbetstider, nya arbetsmetoder, omorganisationer, om- och nybyggnad, när arbetsplatsen ska flytta och få ny teknisk utrustning.

En riskbedömning är uppdelad i fyra steg:
1. Undersöka – beskriv ändringen och kartlägg vilka risker förändringen kan medföra.

2. Riskbedöma – bedöm identifierade risker genom att bestämma deras allvarlighetsgrad.

3. Åtgärda – besluta om åtgärder och ta fram en handlingsplan med tidsplan.

4. Kontrollera – följ upp om åtgärderna hade avsedd effekt.

Vid större förändringar bör arbetsgivaren och skyddsombuden ha en gemensam arbetsgrupp om planerar och riskbedömer. Den som är mest kunnig om exempelvis en maskin eller utformningen av ett kontor ska få bidra med sin kunskap. Ibland behövs experter utifrån, företagshälsovården kan vara en sådan.

Vissa risker måste arbetsplatsen kanske acceptera, men då är målet att minimera dem.

Den hårda regleringen av rätten för skyddsombuden att vara med i arbetsmiljöarbetet redan i planeringen av stora och små förändringar finns i Arbetsmiljölagens kapitel 6, 4 §.

Hur det ska gå till framgår av 4 § i föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM. Om skyddsombuden nekas medverkan eller om arbetsgivaren försvårar för skyddsombuden att vara med i arbetet, kan Arbetsmiljöverket ingripa och ställa krav.

Frågan kan till sist prövas i Arbetsdomstolen.

Ett regeringsbeslut från 2001 (N 2001//11628/ ARM) slår fast rätten för skyddsombud att
delta bland annat vid planering av ny eller ändrad arbetsorganisation med mera. Det konkreta fallet gällde personalneddragningar vid ett äldreboende.